RFP(提案依頼書)策定ソリューション

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データ総研のRFP(提案依頼書)策定ソリューション

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「RFP(提案依頼書)」とは

「RFP(Request For Proposal:提案依頼書)」 とは、企業が情報システムやITサービスなどを調達する際に、調達先となるベンダにシステム提案を行うよう依頼するものです。
最近、システム購買の透明性や妥当性がより厳密に求められてきていることから、多くの企業でシステム開発において「RFP」を作成しようという動きが見られます。
これは、情報システム開発が企画と開発に分業した結果、口頭のようなあいまいな形ではなく、ドキュメントベースで第三者から適正にシステム開発を調達するためです。
モノを作る場合、大抵は上流工程ほど最終結果に対する影響度が高いものです。システム開発も例外ではなく、RFP作成は要件定義の最上流工程です。
RFPは、ユーザ企業とベンダーが互いに要件内容を共有し、提案のスペックとコストの指標になる、重要なドキュメントです。
発注者側であるユーザ企業は、RFPで規定する要求仕様すべてを網羅した提案書を受け取って、初めて適切な評価をすることができるのです。

システム調達の実態

しかし、実際には、特定のベンダにいつも発注しているなどの理由から、RFPを作成していないユーザー企業も、まだ多いようです。
RFPを作成しないということは、今ある資料をそのまま渡して、ほとんど口頭でベンダに要件を伝えているのです。
ベンダは、口頭で聞いたことをメモして提案書や要求仕様書にまとめるわけですが、これでは必ず錯誤が生じます。
結果、発注したシステムに、漏れがあったり、オーバースペックであったり、予算や納期に甚大な影響をあたえてしまうことも少なくありません。
また、RFPを作成したとしても、その記述内容は錯誤なく、ベンダに提案要件を伝えることができているでしょうか?
提案各社の内容が、オーバースペックで高すぎる提案であったり、安いけれども過小スペックの提案であったりで、結局どれも、ユーザー企業が必要とする要求仕様が網羅されていないため、適切な評価ができなかった…ということも聞きます。

RFP作成での悩み

自社システムを外部に調達する場合、提案依頼内容の検討は発注者(IT部門)の責任です。
しかし、RFP作成が重要であることは明確であっても、現実には以下のような問題が発生しています。

  • RFPに何を書けばよいのかわからない
  • どういう順番で進めるべきなのか、毎回考え直しているが、これでいいのか。
  • RFPを詳細に書けば書くほど正確な見積につながるが、そんなことをしていると、要件定義が完全に終わらないとRFPが作成できない。これでは要件定義から発注したいのにできない。
  • 欧米の参考書では、厳密なルールに基づいて作成するなどと書かれているが、日本ではとても適用できそうにない。
  • RFPを作成する担当者によって、詳細度や内容にバラつきが出る。
  • 時間をかけてRFPを作成してはいるが、その割に要求仕様を満たした提案率が低い。
  • 適切に評価できないだけでなく、適切な購買ができているかも疑問だ…。

データ総研のRFP策定とは

そこで、データ総研が行うRFP策定ソリューションでは、次の工夫をして、RFP作成のスピードと要求仕様の品質保証に取り組んでいきます。
開発ベンダ各社に、要求仕様に適合した提案書を作成させることができる、高品質なRFPを、スピーディに作成できるようご支援いたします。

■RFPにおける要求仕様の定義粒度の標準化

RFP作成時の要求仕様の定義では、じっくり時間をかけられるとは限りません。むしろスピードが求められます。
だからといって、既存の詳細資料をそっくりベンダに渡したところで、適切な提案を受けられるという保証もありません。
むしろ重要なスペックが取りこぼされてしまう可能性の方が高くなります。
したがって、ベンダが必要スペックを満たした適切な提案をすることができ、かつ、短期間で要求仕様の定義ができる粒度を規定しなければなりません

■データ構造を重視した要求仕様の定義

見積上でインパクトの大きい仕様とは、「データ構造骨格(管理対象数、管理対象間の関連)」であると考えています。
データ総研では、ベンダに適切な提案をしていただくために、対象業務の流れをしめすプロセス系の仕様だけではなく、データ系の仕様も事前に提供すること
を重視しています。
また、この「データ構造骨格」は、発注者側も共有しておくことで、ベンダの提案した見積の妥当性など、適切に評価するための原資になります

■RFPの要求仕様の定義を開発工程へシームレスに連携

開発ベンダが確定し、実際のシステム設計・開発が実施される際、 RFP作成時の要求仕様の定義は確実に引き継がれなければなりません。
データ総研では、その連携をシームレスに行えるよう、RFP作成時のドキュメントが次工程で生かされるソリューションも提供しています。

もっと詳しく「データ総研のRFP策定」を知るには…

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■サービスリーフレット

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