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業務フロー作成における重要ポイント

システム開発のみならず、いわゆる日本版SOX法対応や業務マニュアル
作成など、業務フローを作成する局面がますます多くなってきています。

業務フロー作成において重要なポイントは何でしょうか。


まず1点は、業務フローの表記ルールがきちんと決められていることです。

業務フローに以下のような要素を表記するとします。

・いつ :発注書を受け取ったら
・誰が :受注担当者は
・何の情報を(作成し) :受注伝票を作成し
・誰に(伝えているか) :出荷担当者

それぞれの要素がどのように表記されるのかがきちんと決められている
必要があります。例えば、受注伝票を表すオブジェクトを作成者を表す
レーン(枠)に配置するのか、送付先を表すレーンに配置するのかが
決められているということです。

これによって、同じ業務であれば、誰が描いても同じ業務フローになり
ます。

もう1点は、業務フローの表記ルールが作成担当者間で徹底されている
ことです。

表記ルールがきちんと決められていても、徹底されていなければ意味が
ありません。業務フロー作成前に十分な時間をかけて表記ルールを
教育する、最初のうちはレビュの工数を多く取る、などの対応が必要に
なります。

また、表記ルールを徹底させるためには、業務フローに表記する要素を
限定した上で、できるだけ簡潔な表記ルールにすることが必要です。

表記ルールが複雑になればなるほど、作成担当者に徹底させるのは
難しくなります。大規模で作成担当者が大人数になればなおさらです。

業務フロー上で業務プロセスの全てを表そうとすると、表記ルールは
複雑にならざるを得ません。業務フロー上で図として表す要素と、業務
定義書などの補足資料でテキストとして表す要素をうまく分ける必要が
あります。

つまり、業務フロー作成における重要なポイントとは、できるだけ簡潔な
表記ルールを決め、それを徹底させるということになります。

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弊社では、弊社表記ルール「IPFチャート」をベースに、業務フロー作成
について学んで頂く「業務プロセスモデリング」コースをご用意しています。

※IPFチャート:Information Process Flow チャートの略。程よい簡潔さで
 利用部門、システム部門双方が理解可能な表記ルールです。

直近では、2009年4月9日(木)の開催になります。

以上、人材育成チームの石井健作でした。

データ総研 コンサルタント